Origami
družina izdelkov, ki omogoča preprosto, hitro, pregledno in varno ravnanje s pomembnimi poslovnimi dokumenti
Vsi smo že doživeli trenutke, ko nam je nepreglednost dokumentacije zagrenila življenje. Pogodba, ki je bila v potrjevanju, je bila vrnjena stranki prepozno, zato je splaval po vodi pomemben posel, podjetje pa je bilo videti neresno … Odločitev vodja oddelka ni bila sprejeta, saj referent ni našel pomembnega dokumenta, ki je sicer že prispel v podjetje, in ga ni pravočasno dostavil vodju oddelka ... Zaradi prevelike količine neustrezno shranjenih pogodb je referent spregledal datum, ko pogodba poteče, zato je prenehala veljati, pred tem pa niso bili uvedeni ustrezni postopki za obnovitev te pogodbe … Stranka je bila nezadovoljna, ker je na odgovor na svoje pomembno poizvedovanje čakala kar nekaj dni, zato se je medtem začela dogovarjati s konkurenčnim ponudnikom … Zaradi neurejene dokumentacije referent tri dni zbira dokumente, povezane z določeno zadevo, in na koncu še ni prepričan, če mu je uspelo zbrati vse dokumente … Da bi se izognili takim in podobnim situacijam, je na razpolago izdelek eOffice.
Kaj je eOffice?
V sodobnih poslovnih okoljih imamo vsak dan opraviti s številnimi dejavnostmi v zvezi z dokumenti. Zato smo v SRC pripravili družino izdelkov eOffice, ki omogočajo preprosto, hitro, pregledno in varno ravnanje s pomembnimi poslovnimi dokumenti. eOffice zagotavlja učinkovito podporo pri delu z vhodno in izhodno pošto, vhodnimi računi in pogodbami, sistematizira, označuje in ureja vse dokumente, ki se pojavljajo v definiranih poslovnih procesih in postopkih, arhivira, hrani in omogoča učinkovito in hitro iskanje po dokumentaciji, omogoča dodeljevanje in spremljanje opravil, planiranih dogodkov in aktivnosti v zvezi z dokumentacijo, obvešča vse odgovorne sodelujoče o njihovih obveznostih v zvezi s planiranimi aktivnostmi, zagotavlja zaščito dokumentacije pred nepooblaščenim dostopom, skrbi za sklicevanje in vodenje sestankov in sej, kakor tudi kakovostne stike z javnostmi. V poslovnih okoljih, ki uporabljajo različne ERP sisteme (še posebej Microsoft Dynamics NAV), zagotavlja polno integracijo sistema z dokumentacijo iz sistema eOffice. Zaradi naprednih integracijskih zmogljivosti, je možno eOffice integrirati tudi z drugimi ERP sistemi (SAP, …), kot tudi z drugimi programskimi paketi in rešitvami za različne namene.
Zakaj eOffice
Preprostost in hitrost
Osnovno vodilo pri razvoju izdelka eOffice je bilo uporabnikom ponuditi učinkovito delovno okolje, ki bo njihove vsakdanje rutinske postopke pri ravnanju s pomembnimi poslovnimi dokumenti kar najbolj avtomatiziralo, skrajšalo, pospešilo in poenostavilo, tako da bodo imeli več časa za opravljanje svojih osnovnih dejavnosti.
Preglednost
eOffice tudi uredi in standardizira notranje in posledično zunanje postopke. S tem se skrajšajo odzivni časi pri reševanju postopkov, zmanjšajo se možnosti zmot (upoštevana so poslovna pravila iz naročnikovega okolja, vsem uporabnikom je na razpolago vedno le zadnja trenutno veljavna verzija dokumenta), izboljša se kakovost storitev, in zato se poveča zadovoljstvo zaposlenih v podjetju. Posledično postane podjetje odzivnejše in prijaznejše, zato se poveča tudi zadovoljstvo strank.
Varnost
Z uporabo elektronskega arhiviranja v okviru eOffice in obvladovanjem dokumentov v elektronski obliki se zmanjšajo tudi možnosti izgube, uničenja (požar, poplava) ali nepotrebnega zastajanja dokumentov, poveča se njihova varnost (ni nepooblaščenih vpogledov ali kraje dokumentov), postopki pri delu z dokumenti pa so bistveno krajši in mogoče jih je učinkovito nadzorovati. V eOffice je vključena podpora za digitalno podpisovanje in verodostojno elektronsko arhiviranje.
Komu je namenjen eOffice?
Izdelki eOffice so namenjeni malim in srednjim podjetjem in organizacijam, kakor tudi velikim podjetjem, ki delujejo v vseh poslovnih področjih oziroma gospodarskih panogah. Na osnovi bogatih dvajsetletnih izkušenj na področju upravljanja z dokumenti v različnih gospodarskih panogah smo razvili niz različnih poslovnih postopkov, ki predstavljajo „dobro poslovno prakso“, ki jo upoštevamo in »dobavimo« z vsako implementacijo sistema eOffice. Poseben segment uporabe eOffice rešitev predstavlja področje javne uprave (organi državne uprave in lokalne samouprave, javna podjetja ter druge državne ustanove).
eOffice v javni upravi
Z ozirom na specifično urejen način delovanja, zakonsko in normativno predpisane postopke dela z zadevami in dokumenti na področju javne uprave (Uredba in Navodila o pisarniškem poslovanju, Zakon o upravnem postopku, Zakon o kulturnih dobrinah, ...), iz družine eOffice rešitev posebno izstopa rešitev, namenjena za potrebe javne uprave. S tem so vnaprej definirani načini evidentiranja zadev in aktov, njihove klasifikacije, gibanja in obdelave, pa vse do predpisanega načina arhiviranja, hranjenja v arhivu in izločanja. Način poročanja in izgled poročil je popolnoma prilagojen in v skladu s predpisanimi obrazci.
Oglejte si še:
|
Poslovna
področja
infoSRC