ODiS  izkušnje uporabnikov

v štirih korakih do popolne pravne pisarne

Odvetniška pisarna Miro Senica in odvetniki

Kontaktna oseba: Miro Senica, odvetnik in lastnik odvetniške pisarne

V Odvetniški pisarni Miro Senica in odvetniki, eni največjih odvetniških pisarn v Sloveniji, so se zaradi obilice dela, velikih količin dokumentov in zahtevnosti obdelave rezultatov dela odločili, da z informacijsko tehnologijo podprejo večino postopkov in aktivnosti v svojem poslovanju. Poslovna rešitev ODiS je poskrbela za čim manj napak, hkrati pa z avtomatizacijo rutinskih procesov omogočila poslovno prednost pred konkurenco.

Odločili so se za računalniško vodenje koledarjev, posodobitev obdelave evidence vhodnih dokumentov (cca 300 do 400 pošiljk dnevno); sedaj jih skenirajo in oblikujejo register vhodnih dokumentov v elektronski obliki. To jim prihrani čas, predvsem pri iskanju dokumentov, ki jih sedaj najdejo sistematično in hitro.

In kako so v Odvetniški pisarni Miro Senica prišli do ideje avtomatiziranega poslovanja?

Njihov glavni problem je bila hitra rast pisarne; v osmih letih je pisarna iz treh zaposlenih zrasla na skoraj trideset. To se je odražalo tudi na rasti računalniškega omrežja, ki se je širil s prihodi novih sodelavcev in postal neobvladljiv. Zato je bila investicija v sodoben informacijski sistem nujna.

Odločili so se za ODiS, ki ga v odvetniški pisarni uporabljajo v vsej njegovi funkcionalnosti. Neposredno so priključeni na lokalne zbirke podatkov, kot so zbirke spisov, klientov ..., ter na vse podatkovne baze, povezave s pravom v Sloveniji in svetu.

Zaradi lažjega »terenskega« dela zaposleni v Odvetniški pisarni uporabljajo dlančnike, ki jih redno usklajujejo v lokalnem omrežju. Na tak način so vedno obveščeni o vsem, kar se v pisarni dogaja, ves čas pa imajo na voljo tudi podatke o zasedenosti sodelavcev tudi za nekaj mesecev naprej.

Pred uporabo sistema so vsi uporabniki opravili izobraževanje na simulatorjih podjetja SRC, temu pa je sledilo še individualno uvajanje v Odvetniški pisarni. Ob vsaki pomembnejši spremembi rešitve ODiS se zaposleni z njimi spoznajo na dodatnih tečajih.

Uvedba novega informacijskega sistema je prinesla nekaj ukrepov pri uporabnikih, saj so se morali na sistem navaditi, kar je zahtevalo večjo disciplino pri vnosu podatkov in omogočilo večjo količino opravljenega dela z enakim številom ljudi.