Dokumentni sistemi - eDMS  izkušnje uporabnikov

zagotovite si večjo učinkovitost

Preberite si izkušnje naših zadovoljnih naročnikov:

Informatizacija in prenova postopkov dela v vladi: izziv in priznanje

Projekt: Informatizacija in prenova postopkov dela v vladi
Naročnik: Center vlade za informatiko, ki se po novem imenuje Ministrstvo za javno upravo, direktorat za e-upravo in upravne procese)

Center Vlade za informatiko si je v okviru projektov za elektronsko poslovanje prislužil priznanje vodilnega računalniškega podjetja IBM za izjemne dosežke in inovativne rešitve s projektom elektronskih sej vlade.

Kako pa je potekala sprememba v letih od 1998 do 2003 v elektronskih sejah vlade?

Na SRCu smo v sodelovanju z naročnikom CVI leta 1998 začeli z analizo in načrtovanjem rešitve za vlado, pri kateri je bila glavna zahteva omogočiti spremljanje sej vlade na način, ki bi omogočal pregled nad dokumenti vsem vključenim v postopku.

Na Generalnem sekretariatu vlade so že imeli sistem, ki je omogočal evidentiranje vhodnih dokumentov (samo evidenčnega dela) in tudi pripravo ter oblikovanje dokumentov za seje – dnevni redi, zapisniki, sklepi. Notranje poslovanje in s tem tudi sistem je temeljilo na projektu Informacijski sistem Izvršnega sveta SRS iz leta 1980.

Potreba po prenovi se je pokazala zaradi nezmožnosti starega sistema, da bi omogočal preglednost postopkov priprave dokumentov od osnovnega predloga, ki pride na vlado, prek dnevnega reda, sklepa in končnega besedila, ki ga vlada sprejme. Prijava v sistem je takrat omogočala samo pregled nad obstoječimi dokumenti, ne pa tudi nad njihovo vsebino. Prav tako sistem ni poznal možnosti sledenja vsem postopkom priprave dokumentov od začetka do konca. Potreba po zagotavljanju podpore odločanju s pomočjo enostavne dostopnosti do ključnih dokumentov je bila glavni vzrok, da se je začelo delati na prenovi sistema.

Za izvedbo vseh postopkov je bilo najprej potrebno prenoviti pisarniško poslovanje v vladi. Novo poslovanje naj bi omogočalo pregled evidenčnih podatkov o dokumentih in njihove vsebine, kar je pomenilo, da mora vsa prejeta pošta priti tudi v elektronski obliki. K temu so prispevali tudi sklepi vlade in navodila, s katerimi so bili predpisani formati in načini pošiljanja elektronskih dokumentov.

Ker je bil izbran aplikacijski strežnik Lotus Notes/Domino v skladu s strateškimi odločitvami CVI, je bil leta 1998 kot začetek priprave aplikativnega okolja nameščen strežnik Lotus Notes za elektronsko pošto.

Po uvedbi rešitve SPIS, ki je osnova za pisarniško poslovanje, je bilo možno nadaljevati s prenovo ostalih postopkov. Naj omenim, da je prenova pisarniškega poslovanja vključevala tudi postopke arhiviranja, posebne postopke sprejemanja zakonov (IDC) ter prenos iz takrat veljavnega sistema. Prenos je zagotovil kontinuiteto zadev, ki so bile odprte pred leti, podatki na takšnih dokumentih pa so samo evidenčni.

Sledila je prenova sej vlade in njenih delovnih teles:

• odbora za državno ureditev in javne zadeve ter
• odbora za gospodarstvo.

Sistem vsake od omenjenih sej je povezan s SPIS-om tako, da se zadeve v SPIS-u uvrstijo na sejo kot točke dnevnega reda. Posamezne seje so med seboj prav tako povezane, saj je možno točke dnevnega reda uvrščati z ene seje na drugo. Seje so se začele sklicevati in evidentirati v novem sistemu v aprilu 2000. Po enem letu poslovanja in dveh vladah so se pokazale težnje, da bi vpeljali dodatne izboljšave.

V tej smeri je šla objava spremenjenega Poslovnika vlade RS. Ta je prenovil postopke dela v smislu novega načina poslovanja, ki ga je omogočal vladni sistem. Tako se je iz posameznih rešitev za določene postopke (SPIS, Seje) izoblikoval Informacijski sistem vlade, ki je vključeval širši krog uporabnikov na Generalnem sekretariatu ter v ministrstvih in vladnih službah.

Prva prenova postopka je bila vpeljava dopisnih sej, ki so po Poslovniku vlade RS nadomestile dotedanje korespondenčne seje. Uvedba dopisnih (elektronskih) sej je predvsem dokaz poguma in volje, da se sodobna tehnologija uporabi za širšo prenovo poslovanja v neki družbi.

Poslovanje v vladi se ni nehalo spreminjati s prenovo sej vlade. V letu 2002 smo v sistem integrirali elektronski podpis, ki hkrati z elektronsko odpremo omogoča pošiljanje elektronskih sklepov vlade.

Za potrebe vključevanja v postopke sprejemanja zakonodaje EU smo v sklopu Informacijskega sistema vlade začeli z razvojem sistema EU portal aprila 2003. Naloga sistema EU portal je omogočiti delo skupin in ministrstev pri pripravi stališč RS za posamezne zakonodajne predloge v EU. Sistem je zastavljen tako, da omogoča pregled in integracijo dela pri posameznih dokumentih za delovne skupine, ki vključujejo strokovne delavce z različnih ministrstev in vladnih služb.

Sistem je s sedanjim Informacijskim sistemom vlade povezan tako, da dokumente, ki jih sprejmejo na vladi, potrdi generalni sekretar oziroma njegov pooblaščeni namestnik. V zaokrožen koncept EU portala pa sodijo tudi slovenski predstavniki v Bruslju in veleposlaništva. Ena bolj zanimivih nalog pri razvoju sistema pa bo tudi povezava sistemov Državnega zbora in Informacijskega sistema vlade prek EU portala.

vir: infoSRC.SI, številka 36, stran 11