Dokumentni sistemi - eDMS  izkušnje uporabnikov

zagotovite si večjo učinkovitost

Informatizacija zakonodajnega postopka v Državnem zboru Republike Slovenije

Projekt: Informatizacija zakonodajnega postopka
Naročnik: Državni zbor RS

Novembra 1995 se je v Državnem zboru Republike Slovenije (v nadaljevanju DZ) pokazala potreba po učinkoviti podpori postopkov. Takrat je SRC javnosti že predstavil rešitev SPIS, ki je v začetni različici že delovala na Računskem sodišču, Uradu varuha človekovih pravic ter Centru Vlade RS za informatiko.

Razmeroma hitro je bilo razvidno, da so omenjeni postopki preveč specifični za tedanjo različico SPIS-a in da bi bilo potrebno pripraviti posebno rešitev, specifično za potrebe in zahteve DZ.

Postavljalo se je tudi vprašanje – če SPIS ne ustreza potrebam DZ, ali je potem platforma (Lotus Notes/Domino), na kateri je SPIS zgrajen, sploh primerna za njihove potrebe in posebnosti.

Zato smo se dogovorili, da bomo v dveh mesecih izvedli analizo osnovnega zakonodajnega postopka za predloge zakonov (redni postopek) ter pripravili prototipno rešitev, s katero bomo:

• ugotovili primernost platforme (Lotus Notes/Domino),
• preverili sposobnosti izvajalca (SRC d.o.o).

• mesec in pol za podrobno analizo,
• mesec in pol za pripravo načrta rešitve,
• tri mesece za kodiranje rešitve,
• dva meseca za izobraževanje in uvajanje uporabnikov,
• rok za produkcijsko izvedbo pa je bil 6.12.1996 (začetek novega mandata DZ), katerega ni bilo mogoče premakniti.

Analiza, načrtovanje in kodiranje

V okviru prve faze projekta smo izvedli analizo vseh postopkov in vključenih dokumentov. Zanimivo je, da npr. podatkovni model za zakonodajni postopek danes, 8 let po projektu ter tudi po spremembah poslovnika DZ, še vedno drži. Nato smo v fazi načrtovanja določili naslednje medsebojno povezane vsebinske celote:

• Glede na znani in pričakovani obseg dokumentov smo določili posamezne aplikacijske sklope ter dimenzionirali strojno opremo. V tem času smo se morali tudi odločiti, ali bomo uporabili pravkar objavljeno različico okolja Lotus Notes (4.0) ali ostali pri stari, preizkušeni »trojki«. Odločili smo se za novejšo.
• Julija in avgusta 1996 smo skušali ugotovitve analize ter načrt rešitve izvesti v okviru medsebojno povezanih dokumentnih zbirk.
• V septembru pa je bil sistem nared za testiranje, tako da smo do konca istega meseca pripravili uporabniško dokumentacijo ter vse potrebno za izobraževanje uporabnikov.

Uvajanje sistema

Pred začetkom uvedbe smo skupaj z naročnikom pripravili predstavitev novega sistema za vse uslužbence DZ. Delavnice smo potem izvedli v prostorih naročnika. Tako so zaposleni za spoznavanje s sistemom porabili kar najmanj časa. Termini za posamezne delavnice so bili objavljeni na oglasni deski, udeleženci pa so si sami izbrali, kdaj se jih bodo udeležili. Udeleženci niso bili omejeni zgolj na zaposlene v DZ.

Širitev sistema

Sistem je bil na začetku namenjen zgolj poslankam, poslancem ter strokovnim delavcem DZ, vendar pa se je glede na to, da DZ obravnava dokumente, ki nastajajo na vladi oziroma na ministrstvih ter vladnih službah, izkazalo, da ga je smiselno odpreti tudi uporabnikom izven DZ.

Tako smo konec leta 1997 izkoristili omrežje državnih organov (HKOM) za to, da smo replicirali objavljene dokumente DZ navzven. Prvi »zunanji« uporabnik tega sistema je bil predsednik republike, kasneje pa smo v sistem priključevali tudi druge državne organe.

Poudariti velja, da za to nismo potrebovali kakšnih posebnih posegov v sistem. Uporabili smo sistem replikacije, ki je del vsakega strežnika Lotus Domino. Slednjega smo uporabili tudi za replikacijo dela dokumentnih zbirk na internet, kjer so na naslovu http://www.dz-rs.si dostopne tudi vsem državljanom Republike Slovenije.

Le-ti lahko pregledujejo:

• sprejete zakone in podzakonske akte (od leta 1991),
• predloge zakonov ter podzakonskih aktov, ki so v postopku (vendar brez spremljajočih dokumentov),
• uradna prečiščena besedila zakonov (od leta 2003),
• sklice, zapisnike in dobesedne zapise sej DZ,
• sklice in zapisnike sej delovnih teles DZ in
• napovednik dela DZ s povezavami na posamezne dokumente.

Za objavo ostalega dela dokumentnih zbirk DZ ni bilo nobenih tehničnih ovir, gre predvsem za vsebinsko vprašanje. Vsi dokumenti so objavljeni samodejno, dodatni posegi za to niso bili potrebni.

Uporabljena tehnologija

Sistem deluje na dveh aplikacijskih strežnikih, ki sta medsebojno povezana v gručo. Gre za dva strežnika IBM, kjer na operacijskem sistemu Microsoft Windows 2000 deluje strežnik Lotus Domino (trenutna različica 5.011), odjemalci pa so Lotus Notes 4.6.7, ki delujejo na operacijskem sistemu Microsoft NT 4.0.

Trenutno sistem uporablja okrog 400 uporabnikov v DZ, število uporabnikov izven DZ pa je seveda nekajkrat večje.

Prilagajanje sistema

Že ko smo načrtovali sistem, smo vedeli, da je zakonodajni postopek izjemno kompleksen, zato smo opustili zamisel, da bi poslovna pravila vpisali neposredno v kodo rešitve. Raje smo pripravili krmilno zbirko s parametri, s katerimi krmilimo delovanje sistema.

Tako za prilagoditev sistema novemu Poslovniku DZ, ki je začel veljati 1.7.2003, ni bilo potrebno dodatno programirati obstoječega sistema, morali pa smo zgraditi rešitve za Prečiščena besedila zakonov, ki jih Poslovnik prej ni poznal. Še več, prilagoditve so izvedli kar sami strokovnjaki, ki skrbijo za informacijski sistem DZ. SRC je pri tem zgolj pomagal z nasveti.

Pomen sistema

Sistem, zgrajen za potrebe informatizacije zakonodajnega postopka DZ, je bil prvi, ki je »premagal« okvire zgolj ene organizacije in je na enostaven način omogočil dostop ter izmenjavo dokumentov med različnimi državnimi organi.

Rešitve, uporabljene pri tem projektu, smo s pridom izkoristili pri izvedbi projekta informatizacije zakonodajnega postopka v Vladi in ministrstvih Republike Slovenije, ki je bila izjemno pomembna med približevanjem Slovenije EU. Modeli in rešitve, uporabljeni v DZ, so bili kasneje nadgrajeni tudi v izjemno uspešen sistem za podporo elektronskim sejam Vlade Republike Slovenije.

Uroš Ponikvar