Dokumentni sistemi - eDMS  lastnosti

dobro ravnanje s poslovno dokumentacijo - večja učinkovitost

Koncept dokumentnih sistemov je sestavljen iz različnih gradnikov.

Upodabljanje dokumentov (Imaging)

uporabljamo za vnos, shranjevanje in upravljanje elektronskih slik dokumentov, ki so bili prvotno skenirani (papirnati dokumenti) ali poslani po telefaksu in elektronski pošti.

Upravljanje dokumentov

vključuje tehnološke rešitve, ki omogočajo:

• iskanje,
• dostop,
• varovanje in
• upravljanje dokumentov.

V sistem jih vnesemo s skeniranjem elektronskih dokumentov, ustvarjenih z aplikacijami za izdelovanje elektronskih preglednic ali urejevanje besedil, slik, avdio, video posnetkov idr.

Upravljanje zapisov (COLD - Computer Output to Laser Disk)

vsebuje tehnološke rešitve, namenjene za:

• elektronsko zajemanje,
• indeksiranje in
• trajno shranjevanje formatiranih računalniških izhodnih podatkov (tiskanih strani) v elektronski obliki.

Na ta način je organizacijam elektronsko zagotovljena izvirna oblika dokumenta takšna, kot je bila izpisana na tiskalniku in jo je v roke dobila stranka.

Upravljanje delovnih tokov (Workflow)

je avtomatiziranje pretoka dokumentov in informacij v delovnem procesu, pri čemer lahko natančno določimo delovne postopke glede na sodelujoče in njihove naloge ter vhodne in izhodne vrednosti.

Hkrati z avtomatizacijo procesa omogoča tudi oblikovanje poslovnih pravil in strategij, ki uravnavajo tok dela ter nadzor in obveščanje pri izpolnjevanju delovnih nalog.

Logični in fizični arhiv

uporabljamo za shranjevanje dokumentov in podatkov, pri čemer so meta podatki o dokumentih shranjeni v logičnem arhivu, sami dokumenti pa v fizičnem arhivu. Fizični arhiv skrbi tudi za dostopnost in zavarovanost dokumentov.

Vseh podatkov pa ne moremo hraniti v eDMS, saj je namenjen zgolj delu z dokumenti. Da bi se izognili podvajanju pri vnosu in zapisu podatkov, se eDMS poveže s transakcijskim sistemom, pri čemer je ta povezava odvisna od potreb naročnika ali zahtev poslovnega procesa.