Origami
paket proizvoda koji omogućava jednostavno, pregledno i sigurno upravljanje značajnim poslovnim dokumentima
Svi smo već doživeli trenutke kada nam je nepreglednost dokumentacije zagorčala život. Ugovor koji je bio na overi prekasno je vraćen stranci zbog čega je "voda odnela" značajan posao, a preduzeće je izgledalo neozbiljno.... Odluka šefa odeljenja nije bila sprovedena jer referent nije našao određeni dokument koji je inače već bio prispeo u preduzeće i nije ga pravovremeno dostavio šefu odeljenja... Zbog velike količine ne adekvatno čuvanih ugovora, referent je prevideo datum isteka važnosti ugovora, zbog čega je on prestao da važi i zbog čega nisu bili sprovedeni odgovarajući postupci za produženje važnosti ugovora.... Stranka je bila nezadovoljna jer je odgovor na svoje značajno pitanje čekala nekoliko dana; zbog toga je u međuvremenu počela dogovore sa konkurentskim ponuđačem.... Zbog nesređene dokumentacije referent tri dana sakuplja dokumente u vezi određenog zadatka i na kraju nije ubeđen da je uspeo da skupi sve dokumente... Da bi se izborili sa takvim i sličnim situacijama, na raspolaganju je proizvod eOffice.
Šta je eOffice
U savremenim poslovnim okruženjima svakodnevno se susrećemo sa brojnim aktivnostima u vezi sa dokumentacijom. Zbog toga smo u SRC.SI pripremili paket proizvoda koji omogućava jednostavno, pregledno i sigurno upravljanje značajnim poslovnim dokumentima. eOffice predstavlja efikasnu podršku pri radu sa ulaznom i izlaznom poštom, ulaznim računima i ugovorima, sistematizuje, označava i uređuje sve dokumente koji se pojavljuju u definisanim poslovnim procedurama i postupcima, arhivira, čuva i omogućava efikasno i brzo pretraživanje dokumentacije, omogućava dodeljivanje i praćenje radnih zadataka, planiranih događaja i aktivnosti u vezi sa dokumentacijom, obaveštava sve odgovorne učesnike o njihovim obavezama u vezi planiranih aktivnosti, vodi računa o zaštiti dokumentacije od nedozvoljenog pristupa, brine se za pozivanje i vođenje sastanaka i sednica kao i kvalitetnije kontakte s javnošću. U poslovnim sredinama koje koriste različite ERP sisteme (a posebno Microsoft Dynamics NAV) obezbeđuje punu integraciju tog sistema sa dokumentacijom iz eOffice paketa. Zbog naprednih integracionih mogućnosti, eOffice se može integrisati i sa drugim ERP sistemima (SAP, …), kao i sa drugim softverskim paketima i rešenjima različite namene.
Zašto eOffice
Jednostavnost i brzina
Osnovna zamisao u razvitku proizvoda eOffice je bila da se korisnicima ponudi efikasno radno okruženje koje će njihove rutinske postupke pri upravljanju značajnim poslovnim dokumentima, najbolje automatizovati, skratiti, ubrzati i učiniti ih efikasnijim, tako da imaju više vremena za obavljanje svoje osnovne delatnosti.
Preglednost
eOffice takođe uređuje i standardizuje usvojene poslovne postupke i procedure. Time se skraćuje vreme potrebno za rešavanje postupaka, smanjuju se mogućnosti greške uz puno poštovanje poslovnih pravila iz okruženja naručioca. Svim autorizovanim korisnicima je uvek na raspolaganju poslednja važeća verzija dokumenta, poboljšava se kvalitet usluga zbog čega se povećava i zadovoljstvo zaposlenih u preduzeću. Posledica je da preduzeće postaje otvorenije i efikasnije, a na taj način se povećava i zadovoljstvo klijenata i stranaka.
Sigurnost
Primenom elektronskog arhiviranja u okviru eOffice i manipulacijom dokumentima u elektronskom obliku, smanjuje se mogućnost gubitka, uništenja (požar, poplava) ili nepotrebnog zastarevanja dokumenata, povećava se njihova sigurnost (nema neovlašćenog uvida u dokumente, niti krađe dokumenata), postupci pri radu sa dokumentima su bitno kraći i moguće ih je efikasno nadzirati. U eOffice je takođe integrisana i podršku za digitalno potpisivanje i sigurnosno reviziono arhiviranje (verodostojni arhiv).
Za koga je namenjen eOffice
Proizvodi eOffice su namenjeni kako malim i srednjim preduzećima i organizacijama, tako i velikim preduzećima, koja posluju u svim granama privrede. Na osnovu bogatog iskustava od dvadeset godina u oblasti Dokument menadžmenta, u različitim granama industrije, razvili smo niz različitih poslovnih postupaka koji predstavljaju „dobru poslovnu praksu“ koja ide uz svaku instalaciju eOffice aplikacije. Poseban segment primene eOffice rešenja predstavlja oblast javne uprave (organi državne uprave i lokalne samouprave, javna preduzeća i druge državne institucije).
eOffice u javnoj upravi
S obzirom na specifično uređen način funkionisanja, zakonski i normativno propisane procedure rada sa predmetima i dokumentima u oblasti javne uprave (Uredba i Uputstvo o kancelarijskom poslovanju, Zakon o opštem upravnom postupku, Zakon o kulturnim dobrima...), iz porodice eOffice rešenja se posebno izdvaja rešenje namenjeno potrebama javne uprave. Time su unapred definisani načini evidencije predmeta i akata, njihove klasifikacije, kretanja i obrade, pa sve do propisanog načina arhiviranja, čuvanja u arhivi i izlučivanja. Naravno, način izveštavanja je u potpunosti prilagođen propisanim formama.
Pogledajte još:
|
Poslovna
područja
Reference
u Srbiji