eOffice Leasing  poslovni ciljevi

poslovno rešenje za upravljanje dokumentima u lizing kućama

Primenom poslovnog rešenja eOffice Leasing se ostvaruju sledeći poslovni ciljevi:

• definisanje, klasifikacija i označavanje svih dokumenata i predmeta koji nastaju u okviru leasing-postupaka korišćenjem eDMS-sistema,
• jedinstveni unos subjekata i objekata poslovanja koji se ostvaruje integracijom transakcionog sistema strukturiranih podataka (specijalizovanog za leasing) i dokumentacionog sistema za nestrukturirane podatke,
• definisanje pravila autorizacije (prava pristupa) korisnika u skladu sa organizacionom strukturom Leasing-kuće, bez obzira na to da li je reč o organizacionim jedinicama ili radnim grupama (telima),
• uvođenje sistema za upravljanje radnim tokovima, sa praćenjem radnih procedura prema propisanim fazama određenog leasing-postupka. Sistem za upravljanje dokumentima (eDMS-sistem) se sastoji od digitalizacije dokumenata (skeniranje, imaging), uključivanja dokumenata/predmeta u dokumentacioni sistem leasinga, davanja autorizacije odgovornim nosiocima posla, praćenja toka datih procedura, distribucije dokumentacije i zadataka putem e-maila, arhiviranja dokumentacije koja nastane i sistema za pretraživanje i kontrolu pristupa eDMS-u,
• obuka ključnih i krajnjih korisnika za rad sa aplikacijom i administratora sistema zaduženih za sistemsku podršku,
• digitalizacija i elektronski obuhvat ulazne pošte, vođenje knjiga ulazne i izlazne pošte, kao i njena distribucija u elektronskoj formi do određenih nosioca, odnosno primaoca u okviru organizacione strukture Leasing-kuće.
• uključivanje dokumenata koji su stigli putem e-maila u eDMS-sistem, Ulazna i interna pošta, koja je stigla putem e-maila na određene adrese, automatski će se uključivati u eDMS-sistem putem obuhvatanja kompletnog maila sa svim prilozima (attachment) i ubacivanja u određeni predmet leasinga,
• povećanje efikasnosti poslovanja koje se ogleda u većoj brzini i pouzdanosti distribucije, razmene i dostupa do dokumentacije; većoj preglednosti poslovanja, boljoj podeli poslova – veći učinak u poslovanju; implementaciji poslovnih pravila za rad sa dokumentacijom; njihovom sprovođenju kroz poslovne procese i nadzor kroz formalizovane dokumentacione tokove; omogućavanju transparentne sledljivosti dokumentacije, centralizacije arhiva, dostupnosti, sigurnosti i nadzora nad dokumentima u skladu sa definisanom autorizacijom korisnika; koncentracije i dostupnosti do informacija, olakšanog rada na izradi i donošenju odluka,
• smanjenje troškova poslovanja koje se ogleda u smanjenju dugotrajnih procesa uređivanja papirne dokumentacije, čuvanja i pretraživanja – ušteda u vremenu rada, smanjenju kopiranja i umnožavanja papirne dokumentacije u obradi, smanjenju potrebnog prostora za arhivu i čuvanju papirnih dokumenata,
• efikasno uključivanje novih radnika u poslovne procese je bazirano na činjenici da se novi radnici uključuju u poslovne procese koristeći aplikaciju eOffice Leasing tako da ih aplikacija u potpunosti „vodi“, proverava, kontroliše, podseća i u potpunosti podržava njihovu propisanu autorizaciju.