Sistemi za upravljanje dokumentacijom - eDMS  karakteristike

dobro upravljanje poslovnom dokumentacijom – veća efikasnost

Koncept dokumentacionih sistema je sastavljen od sledećih elemenata:

Digitalizacija dokumenata (Imaging)

koristi se za unos, skladištenje i upravljanje elektronskih slika dokumenata koji su prethodno bili skenirani (papirni dokumenti), odnosno poslati telefaksom ili elektronskom poštom.

Upravljanje dokumentima

obuhvata tehnološka rešenja koja omogućavaju:

• pretraživanje,
• pristup,
• bezbednost,
• upravljanje dokumentima.

Sistem sadrži dokumenta koja su nastala na različite načine - skeniranjem dokumenata u papirnom obliku, dokumenta nastala u različitim aplikacijama, iz mail poruka, a mogu se uneti i drugi formati kao što su slika, video i drugo.

Upravljanje zapisima (COLD – Computer Output to Laser Disk)

sadrži tehnološka rešenja namenjena za:

• elektronsko preuzimanje,
• indeksiranje,
• trajno skladištenje formatiranih računarskih izlaznih podataka (štampanih strana) u elektronskom obliku.

Na ovaj način je organizacijama obezbeđen izvorni dokument u elektronskom obliku, onakav kakav je odštampan na štampaču i predat u ruke komitentu.

Upravljanje radnim tokovima (Workflow)

je automatizovanje toka dokumenata i informacija u radnom procesu, pri čemu možemo detaljno da odredimo radne postupke s obzirom na učesnike i njihove zadatke, kao i ulazne i izlazne vrednosti.

Istovremeno sa automatizacijom procesa je omogućeno i kreiranje poslovnih pravila i strategija kojima se reguliše tok rada, kao i nadzor i obaveštavanje pri izvršavanju radnih zadataka.

Logička i fizička arhiva

se koriste za arhiviranje dokumenata i podataka, pri čemu su meta podaci o dokumentima arhivirani u logičkoj arhivi, dok su sami dokumenti smešteni u fizičkoj arhivi. Fizička arhiva obezbeđuje da dokumenti budu dostupni i bezbedni.

Sve podatke ne možemo čuvati u eDMS-u koji je namenjen isključivo radu sa dokumentima. Da bismo izbegli dupliranje pri unosu i pisanju podataka, eDMS se povezuje sa transakcijskim sistemom pri čemu to povezivanje zavisi od potreba naručioca ili zahteva poslovnog procesa.