Plače obračunavamo za različne oblike zaposlitve, pri katerih moramo biti pozorni na številne posebnosti pri obračunih. Pri tem je največji izziv, da so vse izjeme obračunane pravilno in da ekipa v računovodstvu pravočasno sledi vsem spremembam. Te lahko ob najmanj pričakovanih časih prejme iz zelo različnih virov. Obračune še dodatno zakomplicirajo izredne razmere, kot je Covid-19 ali sprememba zakonodaje.
Kompleksnosti v poslovanju je smiselno poenostaviti kadar koli je to mogoče. Kot je eden glavnih trendov v poslovanju podjetij uporaba storitev v oblaku, gre pri obračunu plač ta trend v smeri zunanjega ali outsorcinga obračuna plač. Ker so prihranki podjetij v primerjavi z lastnim obračunom plač praviloma več kot 20 %, to sploh ni presenetljivo (vir: BerOe, vodilno svetovno podjetje za analize nabavnih procesov).
Kot kažejo statistični podatki (www.statista.com) v svetovnem merilu, je outsourcing obračuna plač izbira dobre tretjine podjetij:
Trend v podobnem obsegu opažamo tudi v Sloveniji.
Rast trga teh storitev je od 5-10 % na letni ravni, v Združenem kraljestvu pa že kar 61 % podjetij za obračun plač koristi storitve outsourcinga obračuna plač (vir: Expert Market).
Se vam o tem še splača razmišljati?
Obračun plač v podjetju je administrativna naloga, ki se povečuje z rastjo vašega podjetja in ni poslovna funkcija, ki je neposredno povezana s katerim koli profitnim centrom. Obdelava plačilne liste, zagotavljanje skladnosti s predpisi, priprava poročil in občasno tudi mučno obravnavanje pritožb zaposlenih so težave, ki vam vzamejo čas in preusmerijo pozornost z vašega glavnega cilja: uspešnosti podjetja.
Z oddajo priprave plačilne liste zunanjim izvajalcem ne sprostite le administrativni čas svojih zaposlenih, temveč podjetju zagotovite točnost, zanesljivost, pravočasnost, zaupnost in varnost pri obdelavi plač. To pomeni zmanjšanje stroškov za več kot 10 %
Prihranki
Koliko stane lasten obračun plač? Stroški delovnih mest, poslovni prostor, vsa programska in strojna oprema, drobni material ter tisk? Gre za skrite, a pogosto nepričakovano visoke zneske. Zanemariti ne gre stroškov z morebitnimi nepravilnostmi pri obračunih in posledičnih kazni, stroškov s popravki ter stroškov upravljanja vprašanj in pritožb zaposlenih.
Stroške, ki jih običajno merimo „na plačilni list“, je mogoče preprosto izračunati tako, da seštejete, koliko ur zaposlenih je namenjenih dejavnostim ustvarjanje plačilnih list (obdelava plačilnih list, vzdrževanje programske opreme, upravljanje poizvedb itd.). Vsoto to pomnožite s stroškom plače in delite s številom plačilnih list, obdelanih v ustreznem obdobju. Vas stane več kot 6-10 EUR na zaposlenega na mesec?
Zanesljivost obračuna plač in skladnost z vso regulativo
Ekipa, ki obračunava plače v podjetju, danes skrbi za pravila, o katerih lahko namesto njih razmišlja nekdo drug:
- Plače, regres, odpravnine, poračuni, akontacije, variabilni del, bonusi, božičnice in dohodki iz drugih pogodbenih razmerij (pogodbeno delo, avtorski honorarji, sejnine, nagrade, najemnine, odškodnine za služnost in drugo).
- Obračun premij prostovoljnega dodatnega pokojninskega zavarovanje (PDPZ).
- Skladnost vaše programske opreme s spremembami zakonodaje, kolektivnih pogodb ter ostalih predpisov s področja obračuna in izplačila plač ter internimi predpisi naročnika.
- Izpis vseh list potrebnih za izplačilo.
- Izdelava zakonsko predpisanih obrazcev in poročil za zunanje institucije (AJPES, FURS, ZPIZ, ZZZS).
- Obračun prispevka za spodbujanje zaposlovanja invalidov zaradi neizpolnjevanja kvote oz. obračun oproščenega prispevka za pokojninsko in invalidsko zavarovanje za invalide nad predpisano kvoto.
- Pripravo temeljnice za knjiženje v glavno knjigo.
Ni lahek zalogaj. Še posebej, ker je to delo običajno opravljeno v prvih 14 dneh vsakega meseca.
Kadrovski in plačilni seznami so na splošno med desetimi najbolj kritičnimi poslovnimi procesi, pri čemer so manjša in srednja podjetja skoraj vedno odvisna od enega samega vira za njihovo izvajanje. Ta oseba je pogosto starejša oseba, ki “nosi veliko klobukov”. Partnerstvo z zunanjim ponudnikom plač odpravlja to tveganje in omogoča, da se vodilno osebje s pomanjkanjem časa osredotoči na dejavnosti, ki ustvarjajo večjo dodano vrednost njihovemu poslu.
