Obračun plač je kompleksnejša naloga, kot bi človek sklepal le iz pogleda na končni rezultat, torej na plačilno listo. Najprej se moramo seveda zavedati, da ima na številke, ki jih vidimo na mestih pred končno postavko z zneskom nakazila na TRR, ključen vpliv davčna in druga zakonodaja. Področje regulative je podvrženo dokaj pogostim spremembam, zato je za izračun plače najprej treba podrobno poznati, upoštevati in pravilno interpretirati vso povezano zakonodajo. Poleg državne zakonodaje imamo še interna in včasih panožna pravila organizacij, ki jih lahko prav tako štejemo med “pravila igre” in so dosledno upoštevana v postopku, ki pripelje do končnega zneska. Ta pravila so lahko v nekaterih primerih tudi dokaj dinamična, kar obračun plače naredi še malo težji.
Izjemen pomen programske opreme za izračun plač
Generična programska oprema, ki bi jo na trgu kupili na enak način, kot kupite programski paket za pisarniško poslovanje, za izračun plač ni na voljo. S tem področjem se ukvarjajo ustrezno specializirana podjetja, ki namensko programsko opremo redno prilagajajo zakonodajnim spremembam. Podjetja, ki so v ta namen razvila lastne programe ali prilagoditve, morajo seveda redno skrbeti za to, da so postopki, določeni v njihovi programski kodi, povsem usklajeni z regulativo. To pomeni, da morajo v teh primerih redno skrbeti za verzioniranje programske opreme oziroma za njeno usklajevanje s spremembami.
Ena najbolj udobnih rešitev za tiste, ki želijo obračun plač izvajati sami, je programska oprema v računalniškem oblaku. Sodobni produkti, kakršen je Fledge Payroll, delujejo po načelu storitve, ki je uporabniku dostopna prek spletnega brskalnika in je vedno usklajena z aktualno zakonodajo. Naloga ponudnika storitve v računalniškem oblaku je, da so programske procedure, skrite za fasado lepega in enostavnega uporabniškega vmesnika, vedno aktualne in sinhronizirane s pravili, ki jih določijo v Državnem zboru, na Finančni upravi in drugje. Uporabnik mora še vedno zelo natančno vedeti, kaj dela, ko vnaša parametre oziroma podatke za izračun plač, a vsaj za verzioniranje in popravljanje programa mu ni treba skrbeti. Sodobne rešitve obračun plač povežejo tudi z osnovno kadrovsko evidenco, kar še dodatno poenostavlja postopek in zmanjšuje možnost za nastanek napak. Že omenjena storitev obračuna plač v računalniškem oblaku Fledge Payroll se tako za pridobivanje podatkov, ki jih potrebujemo za obračun plač, zanaša na FledgeHR, ki vsebuje vse ključne parametre za izdelavo plačilne liste.
Kako plače izračuna zunanji izvajalec
Kljub sodobnim programskim rešitvam še vedno velja to, kar smo povedali že v uvodu – ogromno organizacij preda izračun plač zunanjim izvajalcem. Zakaj? Kot podjetje, ki izvaja obračun plač (OPLA) že več desetletij, lahko iz izkušenj ugotovimo, da gre v večini primerov za vsaj enega od naslednjih razlogov:
- Obračun plač s pomočjo zunanjega izvajalca predstavlja dolgoročno praktično najnižje stroške za izvajanje te naloge. Stroški storitev, kakršna je OPLA, so predvidljivi, jasno opredeljeni in vezani na število plačnih list, ki jih je treba izdelati.
- Tisti zaposleni, ki bi jih sicer zadolžili za izračun plač, se lahko posvetijo izvajanju aktivnosti, ki sodijo v osnovno dejavnost podjetja. Nič več uvajanja, nenehnih dodatnih usposabljanj, zapletov, preplačevanja za varovanje tajnosti plač in podobnih zagat.
- Višja kakovost oziroma profesionalna raven storitve.
Predaja obračuna plač zunanjemu izvajalcu je pogosto praktična rešitev tudi s tehničnega vidika. Seveda tudi podjetje SRC za izračun plač uporablja Fledge Payroll, vendar se moramo zavedati, da so se podjetja in druge organizacije do sedaj že opremile s programsko opremo za kadrovsko evidenco, evidenco prisotnosti in odsotnosti ter drugimi sistemi, ki zagotavljajo ključne podatke za obračun plač. Takšne organizacije včasih še vedno dokaj težko integrirajo obstoječe rešitve s sodobnimi sistemi v računalniškem oblaku. Tipkanje iz enega v drug sistem pač ne pride v poštev. Seveda si včasih lahko pomagamo z različnimi izvozi in uvozi podatkov, a kaj ko takšne na videz enostavne rešitve vse prevečkrat že v naslednjem koraku terjajo odpiranje novega, tehnološko zahtevnega in dolgotrajnega projekta. Ko opravite celovit izračun stroškov ter investicij v integracije in najeme licenc, lahko pogosto ugotovite, da je storitev, kakršna je OPLA, ki jo lahko v osnovni obliki lahko dobite za že od 6,90 €+ DDV naprej, enostavno najugodnejša, najbolj enostavna in najhitrejša izbira. Seveda mora izvajalec še vedno prevzeti podatke za obračun v neki dogovorjeni obliki datoteke, a natančen postopek preverjanja doslednosti teh podatkov, logičnih napak, upoštevanja sistematizacije in spoštovanja rokov za izdelavo plačilnih list so potem odgovornost zunanjega izvajalca. V primeru storitve OPLA tako vsebinski kot tehnični strokovnjaki sami poskrbijo za to, da so podatki pravočasno primerno prečiščeni in predhodno usklajeni za vnos v sistem Fledge Payroll. Ta zagotavlja izdelavo plačilnih list in obenem zagotavlja raven varovanja teh podatkov, ki presega kakršno koli zaščito teh informacij znotraj podjetja. Poleg tega nudijo specializirani ponudniki, med katere seveda sodi tudi podjetje SRC, tudi brezpapirno varno dostavo plačilnih list v obliki zaščitenih dokumentov PDF, kar poenostavi distribucijo med zaposlene.
Tako imenovani outsourcing je še vedno optimalna izbira za podjetja, ki iščejo preprost, cenovno ugoden in varen način obračuna plač. Organizacijam, ki to izvajajo same, pa sodobna rešitev Fledge Payroll v računalniškem oblaku prinaša preprostejši dostop do podatkov za obračun plač, redne uskladitve s spremembami zakonodaje, uporabna poročila in prijazen uporabniški vmesnik.
