Obračun plač je lahko ena sama velika zmeda
Obračun plač precej presega zgolj izvedbo nakazila s transakcijskega računa podjetja na račune zaposlenih. Naloge, ki so povezane z obračunom plač in drugih dohodkov, so obsežne in vsak dan vzamejo veliko časa zaposlenim v kadrovskem ter tudi računovodskem oddelku.
Včasih smo seveda v vseh podjetjih in tudi vseh drugih organizacijah sami obračunavali plače. Ob tem smo kakšen mesec tudi zamudili rok za izplačilo in oddajo ustreznih poročil. Še huje je bilo, ko je kateri od sodelavcev pozabil na to, da je prišlo do sprememb v zakonodaji. Za obračun plač brez napak je šlo veliko notranjih virov – torej delovnega časa in s tem denarja. Ne nazadnje so nam živce “kravžljali” tudi nepovezane informacijske rešitve in sistemi, veliko je bilo ročnega popravljanja podatkov in odvisni smo bili od papirja. Kljub nadzoru se nam je vsaj zdelo, da vsi v podjetju vedo, koliko ima kdo plače. Marsikje je bil ta občutek kar blizu resnici.
K sreči lahko danes obračunavamo plače veliko varneje, ceneje in hitreje.
1. Obračun plač, ki ohranja zaupnost podatkov
Podatki o plačah so med najbolj občutljivimi podatki v podjetju. Prav znotraj podjetja je tudi največ takih ljudi, ki imajo motiv, da se do teh podatkov dokopljejo. Če pride do nenadzorovanega širjenja informacij o plačah, stimulacijah in nagradah, to skoraj vedno povzroči nezadovoljstvo, trenja med zaposlenimi in padec produktivnosti.
Obračun plač je naloga, ki jo je varneje zaupati zunanjemu izvajalcu
Obračun plač, ki ga naročite pri nas, vam zagotavlja popolno varnost in tajnost podatkov. Do vaših podatkov dobi dostop ena sama oseba. Naši prostori in tehnična oprema za obračun plač so fizično ločeni od ostalih prostorov in opreme ter posebej tehnično varovani. Proces obračuna tehnično izvedemo sočasno na primarni in sekundarni – enako zaščiteni rezervni lokaciji. Vsi podatki so varno elektronsko shranjeni in zaščiteni, zagotovljene so varnostne kopije. S tem ste hkrati zaščiteni pred izgubo podatkov in pred nepooblaščenimi vpogledi. Zato verjamemo, da je zunanji obračun plač veliko varnejši od notranjega.
Podatki o zaposlenih in njihovih plačah se na podlagi obstoječe zakonodaje o varovanju osebnih podatkov štejejo med zaupne podatke, zato medsebojna razmerja, ki se nanašajo na varovanje osebnih in zaupnih podatkov uredimo z ustrezno standardno pogodbo. Pogodbena določila vključujejo tudi konkretno opredelitev dveh oseb, ki sta v celoti odgovorni za izmenjavo podatkov in informacij o spremembah vaših internih predpisov oziroma sistema nagrajevanja. Prav tako popolnoma jasno opredelimo vse podatke, ki se v okviru izračunavanja plač obdelujejo, in tudi seznam vseh oseb z vpogledom v te podatke ali drugo vlogo pri obračunu plač.
Tajnost in varnost podatkov zagotovimo najprej z doslednim upoštevanjem zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov, poleg tega pa morajo vsi naši sodelavci delovati tudi v skladu z internim pravilnikom o varovanju poslovne skrivnosti in osebnih podatkov. Imamo veljaven mednarodni certifikat ISO 27001. Ta ureja sisteme vodenja in varovanja informacij, a se ne nanaša le na digitalno obliko informacij, temveč na informacije v vseh možnih oblikah in medijih. Standard ureja tudi take stvari, kot so na primer politika prazne mize, fizično varovanje objektov ali pa varovanje informacij v pogodbah o zaposlitvi in podobno. Naš način dela je tako že danes skladen z zahtevami standarda.
2. Obračun plač z uporabo naše storitve je za vas tudi cenejši
Koliko vas stane, če sami skrbite za obračun plač? Seštejte stroške delovnih mest, poslovnega prostora, vse programske in strojne opreme, prištejte drobni material in tisk. Te stroške pogosto poskušamo skriti kam drugam, a lahko gre za prav nerazumno visoke zneske.
Mi poskrbimo za vas veliko ceneje
Z zunanjim obračunom plač lahko povečate varnost in hkrati privarčujete še nekje od 30 do 40 odstotkov vseh stroškov notranjega obračuna. Strošek obračuna postane nenadoma povsem predvidljiv in jasen. Ker je strošek vezan na število zaposlenih, ga zlahka tudi vnaprej izračunate. Z nakupom in vzdrževanjem opreme nimate nobenih stroškov, saj je vsa potrebna strojna in programska oprema pri nas. Prav tako so vse prilagoditve zaradi sprememb v zakonodaji in vzdrževanje sistema zgolj naša obveznost in naš strošek. Na podlagi več kot 20-letnih izkušenj z zunanjim obračunom plač in številnih primerjavah stroškov si drznemo trditi, da je naša storitev občutno cenejša v primerjavi z notranjim obračunom.
In še hitreje do rezultatov
V večini podjetij obračun plač polno obremeni določeno skupino zaposlenih – in to za en ves teden, včasih celo za dva tedna na mesec. K temu dodajte še čas in stroške za obvezne prilagoditve vsem zakonskim spremembam!
Zunanji obračun plač je izjemno hitra, a hkrati popolna storitev. Obsega vse od zajema podatkov, izračuna, logičnih kontrol, izpisov plačilnih list, zakonsko predpisanih obrazcev do arhiviranja. Vključuje tudi vse zakonsko določene mesečne in letne izpise v predpisani, torej tudi elektronski obliki. Po potrebi storitev vključuje tudi pripravo poročil za podporo odločanju vodstva podjetja.
3. Plače, premije, prispevki, honorarji in drugo – mi izračunamo in rešimo vse
Naša storitev OPLA – obračun plač – je res celovita. Kaj vse vam lahko ponudimo? Poglejmo:
- Za naročnike zajamemo vse podatke, ki se nanašajo na obračun plač oziroma druge dohodke. V elektronski obliki ali celo v papirnih dokumentih.
- Obračunamo plače in tudi številne druge dohodke iz zaposlitve, torej regres, razne poračune, akontacije, variabilne dele, bonuse, božičnice in drugo. Obračunavamo celo dohodke iz drugih pogodbenih razmerij, kot so na primer pogodbeno delo, avtorski honorarji, sejnine, nagrade, najemnine, odškodnine za služnost in podobno.
- Obračunamo premije prostovoljnega dodatnega pokojninskega zavarovanje (PDPZ).
- Poskrbimo za izpis vseh list, ki so potrebne za izplačilo, torej za obračunski list plač, ovojnice in plačilne naloge.
- Izdelamo zakonsko predpisane obrazce in poročila za zunanje institucije. Sem sodijo obrazci za AJPES, FURS, ZPIZ in ZZZS. Poskrbimo za posredovanje teh podatkov v elektronski obliki.
- Obračunamo tudi prispevke za spodbujanje zaposlovanja invalidov, bodisi zaradi neizpolnjevanja kvote ali za oprostitev prispevka za pokojninsko in invalidsko zavarovanje za invalide nad predpisano kvoto.
- Pripravimo temeljnico za avtomatsko knjiženje v glavno knjigo.
- Izpisujemo dodatne sezname in poročila, ki jih potrebujejo naročniki za lastne poslovne namene.
- Izvajamo tudi storitve svetovanja, kar je za naročnike še posebej dobrodošlo ob spremembah zakonodaje.
Storitev obračuna plač izvajamo s pomočjo programske rešitve FledgePayroll, ki jo vsi tisti, ki želite še naprej izvajati obračunavanje plač znotraj lastne organizacije, lahko tudi najamete v našem varnem poslovnem računalniškem oblaku. Programska oprema FledgePayroll zagotavlja varnost in skladnost z aktualno zakonodajo ter skladnost z vsakimi spremembami, ki nastanejo na zakonodajnem področju. Prav tako podpira obračun v okviru kolektivnih pogodb ter ostalih predpisov s področja obračuna in izplačila plač, fleksibilnost te programske opreme pa omogoča tudi obračunavanje v skladu z internimi predpisi naročnika. FledgePayroll je sodobna aplikacija, narejena za učinkovit obračun plač in ostalih izplačil v poslovnih okoljih vseh velikosti. FledgePayroll se lahko povezuje tudi z ostalimi zalednimi sistemi, med katere na področju obračuna plač najpogosteje štejemo sistem za registracijo časa in sistem za vodenje kadrovske evidence.
Če razmišljate o vzpostavitvi sistema za obračun plač v lastni informacijski infrastrukturi, bo za vas koristna informacija, da je FledgePayroll od leta 2019 razvit popolnoma na novo in deluje v tehnološko naprednem okolju Microsoft Dynamics NAV. V aplikacijo so na sodobni tehnološki platformi implementirane funkcionalnosti na način, ki uporabnikom omogoča hitro, logično in preprosto pripravo ter izvedbo obračuna plač in ostalih izplačil.
SRC zagotavlja kakovost in varnost storitve
SRC vam z desetletji izkušenj na področju outsourcinga obračuna plač zagotavlja varnost, zanesljivost, pravilnost in točnost obračuna – naj gre za plače ali za dohodke iz drugih pogodbenih razmerij. Skrbno spremljamo zakonske spremembe in druge predpise. Visoko raven kakovosti izvajanja vzdržujemo tudi z nudenjem tehnične pomoči, strokovno podporo ter svetovanjem in izobraževanjem končnih uporabnikov. Delujemo v skladu s standardom ISO 9001 in smo osredotočeni na učinkovitost sistema vodenja kakovosti pri izpolnjevanju vaših zahtev. V času pogodbenega razmerja vas lahko obveščamo o novostih s področja prejemkov iz delovnega razmerja in dohodkov iz drugih pogodbenih razmerij ter vam po dogovoru tudi svetujemo ali predlagamo izdelavo rešitev.
