Kako z O365 prihranimo čas in denar

V uvodu je treba omeniti, da O365 že dolgo ni več zgolj elektronska pošta v oblaku, pač pa gre za »živo«, ves čas dopolnjujočo se družino orodij za sodelovanje: Exchange online za elektronsko pošto, kontakte in koledar, SharePoint online za delo z dokumenti, vsebino in sodelovanje, Skype for Business Online za komuniciranje v realnem času in telefonijo, O ce Online ter naročnine na pisarniške produkte O ce. Omembe vredna so tudi dodatna, danes še ne tako poznana orodja: Yammer za socialno sodelovanje znotraj podjetja, OneDrive za istočasno delo na dokumentih, Delve, ki nam pomaga z iskanjem relevantnih informacij, povezovanjem ljudi na način, da se uporablja ves čas učeča se umetna inteligenca, Video Portal, Sway, PowerBI in CRM. Seznam orodij je še daljši, predvsem pa se ves čas dopolnjuje glede na razvoj ponudbe in zanimanje trga.

Glavni adut proizvajalca te storitve je nančna konkurenčnost tako v primerjavi s primerljivimi oblačnimi storitvami na eni strani in tudi klasičnim postavitvam poštnih strežnikov na drugi strani. Omenjajo se res visoki prihranki, ki pa se nam nemalokrat zdijo nerealni za slovenske razmere. Tabela 1 prikazuje ROI, kot ga predvideva Microsoft. V izračunu so zajeti prav vsi možni prihranki, npr.: nižji stroški hlajenja strežniške sobe, nižji stroški potovanj zaposlenih, nižji stroški plač, ker naj ne bi potrebovali tako velikega števila zaposlenih, nižji stroški revizij skladnosti poslovanja. Težko si predstavljamo, da npr. takoj po migraciji ne bomo več potrebovali inženirjev za podporo sporočilnim sistemom. Z večjo mero zadržanosti, predvsem zaradi poznavanja slovenskega trga, bom poskusil predstaviti, kakšne prihrankov si podjetje dejansko lahko obeta. Kot referenco bom upošteval »povprečno« slovensko podjetje s 320 računalniškimi uporabniki.

TABELA 1: O365 ROI, KOT GA PREDVIDEVA MICROSOFT (PODJETJE S 320 ZAPOSLENIMI)

Sicer se dandanes za te namene po večini uporablja virtualna strežniška platforma, vendar lahko poenostavljeno navedem, da bi v primeru »on-premise« postavitve za namen našega referenčnega podjetja potrebovali 4 osnovne zične strežnike v okvirni vrednosti 15.000 €. Zavedati se moramo, da so prihranki tudi na SAN-infrastrukturi, infrastrukturi za varnostno kopiranje, diskovnem polju, zagotavljanju strežniške sobe (hlajenje, elektrika, prostor), vendar pa je te prihranke težko realno ovrednotiti, saj se ta infrastruktura uporablja tudi za ostale sisteme. S približno oceno predpostavimo, da se nam na področju strojne opreme obetajo prihranki v višini 15.000 €.

Ob teoretični predpostavki bi bili na tem področju pričakovani prihranki na strani O365, vendar pa je naša praksa v zadnjih letih pokazala naslednje:

Kljub temu, da naj bi bila migracija poslovanja v O365 trivialna, se je izkazalo, da je treba vložiti relativno veliko časa, da se v celoti vse migrira (osnovna migracije je sicer enostavna, vendar pa je do končnega cilja, ko uporabnik nemoteno dela, potrebnega kar nekaj vložka). Lahko bi primerjali migracijo obstoječega poštnega sistema v O365 z novo postavitvijo poštnega sistema.

Res je sicer, da delo s strežniki Exchange, Sharepoint in Skype v celoti odpade, nam pa po drugi strani še vedno ostaneta sama administracija uporabnikov in tudi zagotavljanje federacije.

Upoštevaje navedena dejstva, je mogoče zaključiti, da na tem področju težko prikažemo bistvene prihranke, še posebej če upoštevamo, da je v Sloveniji malo primerov, ko bi imelo podjetje namenskega skrbnika za Sharepoint in Exchange, ki bi izvajal izključno administracijo sistema Exchange/Sharepoint ter ga v primeru migracije v O365 ne bi več potrebovali.

O365 obljublja največje prihranke na področju povečane produktivnosti, sočasno pri prihranku časa, višji storilnosti in prihranku denarja.
Ali dejansko lahko merimo prihranke časa zaposlenega na dan? Teoretično je to sicer mogoče, vendar v realnosti zelo težko. Zato je bolj smiselno postaviti predpostavke in jih spremljati.

Prva spremenljivka, ki jo moramo določiti, je določitev tipičnega delavca/ uporabnika. Jasno je, da v realnem svetu ne obstaja dejanska de nicija tipičnega delavca, vendar ga tokrat uporabljamo primeroma, kot približek. Začnimo s predpostavko, da tipični delavec dela vsaj 4 ure na dan z računalnikom. Pri tej predpostavki ni upoštevan vodilni kader, ki jim ta del dela izvaja osebje. Predpostavljamo tudi, da tipični delavec porabi del dneva z nalogami, kjer sodeluje z ostalimi sodelavci, kot so razvoj dokumentov, sodelovanje v različnih delovnih procesih, komuniciranje z ostalimi. To so scenariji, kjer orodja, kot so O ce 365, lahko bistveno pripomorejo.

Poskusimo predpostaviti najpogostejše scenarije, kjer naši sodelavci lahko prihranijo čas z O ce 365.

Vsaka vrstica prikazuje najpogostejša opravila, ki jih s pomočjo O365 zaposleni lahko izvajajo bistveno hitreje. Prihranjen čas je ocena, koliko minut lahko zaposleni prihrani vsakič, ko izvaja to opravilo.

Gre za relativno konservativno oceno. Če seštejemo prihranke, lahko okvirno zaključimo, da lahko z orodjem, kot je O ce 365, vsak povprečen zaposleni dnevno prihrani 30 minut svojega časa. Pomemben je poudarek, da je treba nove funkcionalnosti predstaviti in vpeljati v poslovanje.

Določati monetarno vrednost časa je lahko zelo tvegano, sploh če upoštevamo širok razpon plač, ugodnosti in drugih pogojev, pod katerimi zaposleni izvajajo svoje delo. Za nas so podatki, ki jih navaja Microsoft, varljivi, saj je v njihovih primerih upoštevana povprečna bruto plača, ki je bistveno višja od primerljivih plač v Sloveniji. V našem primeru bomo upoštevali veljavno višino urne postavke v RS.

Kot kaže Slika 1, je povprečni strošek plače v Sloveniji 14 €/h, dodatni stroški pa 1 €/h, skupni stroški/zaposlenega torej znašajo 15 €/uro.

Zadnja spremenljivka, ki jo v naši enačbi moramo določiti, je število računalniških delavcev v organizaciji.

Razmislek o smiselnosti predstavljenih prihrankov je prepuščen bralcu. Naše referenčno podjetje bo glede na prihranke na račun višje produktivnosti, ki jih prikazuje Tabela 4, prihranilo 37.500 € letno, ob najbolj konservativni predpostavki, da bo vsak zaposleni prihranil 15 minut dnevno. V obdobju 4 let bi bil prihranek 150.000 €.

Ali bomo z O ce 365 dejansko prihranili denar? Gre za preprosto vprašanje, vendar pa odgovor ni tako preprost.
Za primer obravnavanega slovenskega podjetja proizvajalec predvideva prihranek 650.000 € v 4 letih. V naši študiji smo upoštevali: izkušnje pri vpeljavah, slovenske plače in odzive slovenskih strank. Naš seštevek je naslednji: Rezultati študije so povzeti v Tabeli 5.

Menimo, da so to (184.669,00 € ) povsem realni 4-letni prihranki, ki jih lahko podjetje doseže, če preudarno pristopi k selitvi svojega poslovanja v O365. Vse prepogosto smo priča temu, da se podjetja usmerijo zgolj v to, da svoje produkte preselijo iz svojega okolja v oblak (v tem primeru lahko računajo zgolj na prvi dve postavki, ki jih prikazuje Tabela 5), ne posvetijo pa se dovolj temu, da bi tudi svoje sodelavce navadili na nov način dela. Ravno to pa prinaša odločilne prihranke.

Izkušena ekipa podjetja SRC je pomagala večjemu številu strank migrirati svoje poslovanje v O365. Vsem, ki razmišljate v to smer, z veseljem svetujemo, oziroma pomagamo najti primeren scenarij migracije z namenom doseganja v članku predstavljenih prihrankov.