Konec dokumentnih sistemov

Konec dokumentnih sistemov
26. 10. 2017 Adam Sabljakovic

ROBERT KRISTANC

Konec dokumentnih
sistemov

Licence za uporabo dokumentnih sistemov prinašajo letno okrog 4,7 milijarde EUR in še vedno beležijo okrog 7% rast. Kakšne težave z mentalnim zdravjem ima torej človek, ki trdi, da so dokumentni sistemi obsojeni na propad?

Skoraj dvajset let se ukvarjam s sistemi za podporo dokumentnemu poslovanju in ne verjamem v prihodnost dokumentnih sistemov. Toge, monolitne rešitve so obsojene na propad. Za naš najstarejši dokumentni sistem, ki je preživel že dve desetletji in bo najbrž deloval še nekaj let, že dolgo poslušam, da je zastarel. Res je: naš najstarejši dokumentni sistem je zastarel, a enako velja tudi za vse druge dokumentne sisteme. Gre za koncept, ki sodi v preteklost.

Prihodnost pripada dokumentnim storitvam. Z vsemi funkcijami dokumentnih sistemov bodo obremenjeni le še redki uporabniki. Vse te rešitve se bodo morale spremeniti v fantomske kontejnerje, stran od oči uporabnikov.

Dokumentni sistem bo uporabniku pomenil toliko, kot mu danes pomeni algoritem, ki ga Google uporablja za dostavo rezultatov iskanja. A če nas, običajnih ljudi, algoritem iskanja res niti malo ne zanima, nas še kako zanimajo kakovost, hitrost in inteligenca pri dostavi rezultatov. In to je storitev.

Za SRC d.o.o. je področje informacijske podpore dokumentnemu poslovanju pomembno. Naše rešitve uporablja na tisoče uporabnikov, zato moramo biti pozorni in sposobni nuditi več, kot le kakovostno podporo ter tehnične posodobitve naših rešitev.

Nuditi moramo vizijo, razumeti moramo potrebe in zahteve uporabnikov.

Tako smo s kolegi že pred nekaj leti spoznali, da dokumentni sistemi konceptualno niso več združljivi s centralnimi storitvami in funkcijami, ki jih lahko izvajamo s pomočjo pametnih mobilnih naprav.

Vseeno je, ali uporabniku prikazujemo vsebine in podatke skozi star ali nov vmesnik. V obeh primerih gre za prisilno uporabo še enega vmesnika, ki z večino poslovnih procesov nima nič skupnega.

Uporabniki želijo imeti na voljo le posamične funkcije, zaradi katerih so se morali do zdaj prebijati skozi celoten dokumentni sistem.

Dve leti nazaj smo zato začeli razvijati platformo SRC Next. Najprej smo uporabnikom zagotovili servise za dostop do obstoječih virov in rešitev. Nismo se omejevali s tem, ali so naši uporabniki vezani na rešitve IBM ali Microsofta.

Podprli smo vse in danes lahko nudimo funkcije, kot so iskanje, potrjevanje ali prikazovanje vsebin dokumentov, celo takim organizacijam, ki bi uporabljale sisteme na obeh tehnologijah hkrati. Zato je Next postal tudi odlična platforma za vse organizacije, ki so v procesu migracij z ene tehnologije na drugo.

Uporabnikom, ki zaradi iskanja nekega dokumenta ne želijo zapustiti svojega ERP-sistema, omogočamo iskanje neposredno iz ERP-a. Uporabniku, ki potrebuje prikaz vsebine dokumenta v računovodski aplikaciji, dostavimo datoteke točno tja, skupaj z možnostjo ogleda vsebine datoteke v spletnem brskalniku.

Kadar mora nekdo elektronsko podpisati dokument, lahko to naredi kar v vmesniku za elektronsko pošto, CRM-ju, HR-sistemu ali kjerkoli že je za določen poslovni proces najbolj priročno.

Uporabniki želijo imeti na voljo le posamične funkcije, zaradi katerih so se morali do zdaj prebijati skozi celoten dokumentni sistem.

Dokumentni sistem smo dejansko skrili pred uporabniki in spremenili v celo serijo sodobno storitev, ki ne zahtevajo več nobenega preklapljanja med aplikacijami. Nastajanje novih dokumentov v sistemu lahko danes v veliki meri avtomatiziramo in vežemo na katerokoli točko poslovnega procesa ter na poslovni sistem, ki te dokumente generira. Za evidenco novega dokumenta ni treba odpirati še ene aplikacije.

V prihodnosti bomo naše dokumentne storitve dopolnjevali z novimi, inovativnimi funkcijami.

Tako smo na primer že razvili funkcijo pametnega konteksta, ki uporabniku ob pregledovanju dokumenta po različnih kriterijih lahko sugerira kratek seznam dokumentov, ki so povezani z obravnavanim dokumentom.

Razvili smo funkcijo lokacijskega prikaza dokumentov, ki terenskemu uporabniku omogoča filtriranje seznama dokumentov po njegovi trenutni geopoziciji. In za naslednje leto nas čaka že nov seznam briljantnih storitev, ki bodo našim uporabnikom poenostavile delo.

Dokumentne storitve na platformi Next smo že integrirali z velikim računovodskim sistemom, HRsistemom, nacionalnim registrom, CRM-sistemom in orodjem za poslovno analitiko.

Vzpostavljamo »on-premise« rešitve in dokumentne storitve v zasebnih poslovnih oblakih.

Uresničili smo vizijo in spremenili dokumentni sistem v storitev, ki je inteligentna, prijazna do uporabnika ter fleksibilna do zahtev vsakega poslovnega procesa

Če uživate v člankih, jih delite s prijatelji. Lepe stvari je lepo deliti.