MATEVŽ URŠIČ
Microsoft Power BI in Excel,
popolni par
Analitična orodja zadnje generacije pospešeno širijo svojo prisotnost na trgu. Ali to pomeni, da izpodrivajo in prevzemajo vlogo tradicionalnih aplikacij, kot je npr. Excel? Nikakor. Kot bomo spoznali, se na mnogo načinov medsebojno povezujejo ter povečujejo uporabno vrednost tako enih kot drugih.
Microsoft Power BI (PBI) je v zadnjem Gartnerjevem poročilu (Magic Quadrant for Analytics and Business Intelligence Platforms, februar 2018) pozicioniran kot absolutno vodilno BI-orodje, ki je še dodatno povečalo prednost pred najbližjimi zasledovalci (Tableau, Qlik).
Kot prednosti poročilo med drugimi navaja preprostost uporabe, privlačen videz končnih poročil, visoko odzivnost orodja pri delu z velikimi količinami podatkov, odkrivanje informacij in grajenje vizualizacij z uporabo glasovnega (Cortana) ali besedilnega (Vprašanja & odgovori) iskanja, v primerjavi z drugimi BI-ponudniki z nizko najemno ceno licenc (8,4 €/uporabnika/mesec) in visoko stopnjo integracije z okoljem Office.
Osnovna vloga Power BI orodja je grajenje grafičnih poročil in nadzornih plošč na osnovi agregiranih podatkov iz skupnega podatkovnega modela ter deljenje tako pridobljenih informacij drugim uporabnikom sistema. Večina uporabnikov dostopa do predefiniranih poročil, kjer se v skladu s periodičnim osveževanjem podatkov aktualizirajo vrednosti v tabelah in grafikonih.
Manjši delež naprednih uporabnikov gradi lastna in/ali prilagaja obstoječa poročila z namenom podrobnejše analize podatkov. Čeprav elementi poročil omogočajo filtriranje in vrtanje v globino, pa je za ta namen pogosto ustreznejši Excel. Interoperabilnost med PBI in Excelom je privzeto zagotovljena z uporabo vgrajenih funkcionalnosti povezovanja v obeh orodjih. Poglejmo si nekaj praktičnih primerov.
Vodja prodaje želi na osnovi pretekle realizacije pripraviti operativni plan prodaje za tekoče leto. Podatki prodaje iz sistema ERP so dostopni na portalu Power BI, kjer se dnevno osvežujejo. Na razpolago je več možnosti dostopa do podatkov. Brezplačni vtičnik »Power BI publisher for Excel« z izbiro »Connect to Data« omogoča neposredni dostop do podatkov PBI znotraj okolja Excel. Uporabnik z ustreznimi pravicami dostopa in licenco Power BI Pro izbere ustrezni delovni prostor (Workspace) in nabor podatkov (Dataset) z želeno vsebino.
Slika 2: Povezovanje na podatke Power BI iz Excela
S pomočjo klasične pivot tabele, kjer so na voljo vse dimenzije in mere iz podatkovnega vira PBI, se sestavi osnova za mesečno planiranje.
Drugi način dostopa do podatkov PBI znotraj Excela je na samem portalu Power BI, kjer se na ustreznem naboru podatkov izbere možnost »Analiziraj v Excelu«. Ustvari se prazna datoteka Excel z aktivno povezavo na vir Power BI. Končni rezultat v obeh primerih je enak. Vodja prodaje si je s pomočjo enega od opisanih načinov pripravil dokument Excel s planom prodaje.
Ti podatki zdaj obstajajo v lokalni datoteki Excel, kako pa jih lahko delimo z drugimi uporabniki? Podatkovni tok od Excela do platforme Power BI je podprt na več načinov. Izbira »Pin« vtičnika »Power BI publisher for Excel« pripne označeni nabor celic delovnega lista v obstoječo ali novo nadzorno ploščo PBI.
Slika 3: Pripenjanje označene vsebine Excel na nadzorno ploščo Power BI
Ukaz »Datoteka > Objavi > Naložite delovni zvezek v Power BI« prenese kopijo delovnega zvezka v servis PBI, kjer so podatki na voljo za branje oz. urejanje preko storitve Excel Online, lahko pa izbrani nabor podatkov pripnemo na poljubne nadzorne plošče, kot smo videli v prejšnjem koraku. Ukaz »Datoteka > Objavi > Izvozite podatke delovnega zvezka v Power BI« na osnovi vsebine Excel ustvari nabor podatkov PBI, ki služi kot nabor atributov za definiranje novih poročil oz. nadzornih plošč.
Slika 4: Poročilo Power BI na osnovi uvoženih Excel-podatkov
Najbolj zanimiva in uporabna možnost je uparjanje planskih podatkov z obstoječim modelom na osnovi podatkov ERP. Plansko vsebino Excela se kot dodatni podatkovni vir uvozi z aplikacijo Power BI Desktop, po skupnih atributih (npr. datum) se na obstoječe dimenzijske tabele kreirajo relacije, nadalje se dopolnjeni podatkovni model objavi v servis PBI.
Dodana vsebina postane del enotnega podatkovnega modela, kar omogoča npr. kreiranje izračunanih mer za primerjave (indeksi, deleži, razlika), kalkulacijo časovne inteligence (YTD, QTD, MTD, primerjavo obdobij) in definiranje KPI-jev.
Slika 5: Primer združevanja tekoče prodajne realizacije iz sistema ERP in planskih podatkov Excel v skupnem poročilu Power BI
Za vse opisane načine velja, da če se izvorna vsebina hrani na portalu OneDrive ali na Sharepoint Online, se vsaka sprememba ali dopolnitev vsebine datotek Excel samodejno odrazi v poročilih Power BI in nadzornih ploščah (časovno okno 1 ura). Tako lahko uporabniki z ustreznimi pravicami dostopa in urejanja datotek podatke v poročilih PBI tudi urejajo, ne samo pregledujejo.
V našem primeru bi vodja prodaje lahko v poročilo samostojno dodal ažurne vrednosti glede na trenutni operativni plan prodaje, brez nepotrebnega obremenjevanja skrbnikov procesov polnjenja podatkov ETL, avtorjev poročil oz. drugih vpletenih.
S kombinacijo različnih aplikacij in storitev Microsoftovega BI-ekosistema so pokriti vsi scenariji analitičnih potreb podjetja.
V opisanem primeru Power BI prevzame vlogo pridobivanja in modeliranja podatkov iz različnih podatkovnih virov, oblikovanja in distribucije poročil ter nadzora dostopa do informacij znotraj sistema PBI.
Za namene podrobne analize podatkov iz enotnega podatkovnega vira in fleksibilnega ad-hoc poročanja v obliki vrtilnih tabel in grafikonov pa je najprimernejše Excelovo okolje.
Od uporabnikov je odvisno, v kakšni meri in na kakšen način so ponujene možnosti izkoriščene, za bolj kompleksne vsebinske ali tehnične izzive pa smo vam na voljo strokovnjaki BI iz podjetja SRC.
