Postopki dolgoročne elektronske hrambe v javnem sektorju
Zaradi vedno bolj intenzivnega elektronskega poslovanja v organizacijah javnega sektorja, pri katerem nastaja vedno večja količina arhivskega gradiva v elektronski obliki, ki ga je treba tudi varno dolgoročno hraniti in arhivirati, se je izkazala potreba po vzpostavitvi slovenskega javnega elektronskega arhiva.
V zadnjih desetletjih se je družba spremenila v informacijsko družbo. Razvoj informacijske tehnologije je prinesel veliko novosti na področju delovanja javnega sektorja in tudi v vsakdanjem življenju. Spremenili so se načini poslovanja in komuniciranja. Elektronsko poslovanje je namenjeno vsem organizacijam, ki želijo pridobiti nadzor nad posameznimi dokumenti, pri čemer se zajemajo dokumenti v elektronski obliki od nastanka pa vse do dolgoročne elektronske hrambe.
Pri vsakdanjem delu se organizacije javnega sektorja srečujejo z množico elektronskih dokumentov, kar predstavlja velik izziv za hranjenje dokumentov v digitalni obliki. Hramba elektronskega gradiva, ki jo izvajajo organizacije same, se imenuje e-hramba, njen cilj je ohranjanje gradiva za celotno obdobje njegove hrambe.
Pri hrambi elektronskega gradiva ločimo e-arhiviranje in e-arhiv.
E-arhiviranje se nanaša na postopke prevzemanja elektronskega arhivskega gradiva v pristojne arhive, strokovno obdelavo in izvedbo dolgoročne e-hrambe v skladu z veljavno zakonodajo.
Okolje e-arhiv predstavlja kompleksen sistem za dolgoročno hrambo, v katerem se izvajajo postopki e-arhiviranja, zanj pa skrbi slovenska javna arhivska služba.
Varna dolgoročna hramba mora ves čas trajanja hrambe zagotoviti varno okolje in delovanje elektronskih nosilcev. Omogočiti se mora dostopnost do podatkov samo pooblaščenim osebam in zična dostopnost do nosilcev podatkov samo posebej pooblaščenim osebam. Zagotoviti je treba ustrezno število varnostnih kopij na različnih lokacijah. Zaradi hitrih sprememb v tehnologiji je treba zagotoviti prepis podatkov na nove nosilce zapisa in stalno kontrolo nosilcev podatkov.
Arhiv Republike Slovenije aktivno sodeluje v teh procesih in želi omogočiti, da bodo dokumenti dostopni tudi našim zanamcem. Uvedel je postopke certi ciranja, s katerim prizna skladnost ponujene opreme in storitev elektronske hrambe z veljavnimi predpisi ter pravili stroke, s čimer se zagotavlja višja raven varnosti in zanesljivosti. Javni sektor lahko za elektronsko hrambo uporablja le certi cirano opremo in storitve.
Preden se vzpostavi elektronska hramba dokumentarnega gradiva, morajo organizacije javnega sektorja sprejeti notranja pravila v obliki internih aktov, ki jih potrdijo pri Arhivu RS, spremljati morajo izvajanje notranjih pravil in uporabljati programsko opremo ter storitve, ki so certi cirane pri Arhivu RS.
Za arhivsko gradivo, ki nastaja pri poslovanju organizacij javnega sektorja in predstavlja pomemben del slovenske kulturne dediščine, morajo poskrbeti Arhiv RS ter regionalni arhivi (slovenska javna arhivska služba, SJAS).
V ta namen je Arhiv RS leta 2010 predstavil strategijo razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva 2010–2015 (e-ARH.si), ki predstavlja kompleksno okolje, namenjeno elektronskemu arhiviranju. Zajema postopke prevzemanja elektronskega arhivskega gradiva v pristojne arhive, njegovo strokovno obdelavo, izvedbo dolgoročne hrambe v skladu z veljavno zakonodajo in omogočanje učinkovitega upravljanja ter uporabo tega gradiva.
V okviru strategije je razvita prva rešitev elektronskega arhiviranja, s katero lahko Arhiv RS od ustvarjalcev prevzema elektronsko arhivsko gradivo v obliki nestrukturiranih datotek (npr. dokumente v obliki tipa .pdf), podatke iz podatkovnih baz (uradne evidence) in iz sistemov za upravljanje z dokumenti (iz dokumentnega sistem SPIS 4.0, ki je najbolj razširjen v državni upravi). Za dolgoročno ohranjanje elektronskega arhivskega gradiva je vzpostavljen elektronski repozitorij, za končne uporabnike pa je omogočen dostop do izbranih tipov prevzetega elektronskega arhivskega gradiva.
Model e-ARH temelji na referenčnem modelu OAIS (odprti arhivski informacijski sistem).
Viri:
Arhiv RS: Strategija in izvedbeni načrt razvoja slovenskega elektronskega arhiva 2016–2020, marec 2016
Arhiv RS: Strategija razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva e-ARH.si 2010–2015, junij 2010
SLIKA 1: OSNOVNI MODEL OAIS
SIP sprejemni informacijski paket je poslan arhivu s strani ustvarjalca gradiva;
AIP arhivski informacijski paket je shranjen v arhivu;
DIP dostopni informacijski paket je paket, ki ga arhiv pošlje uporabniku kot odgovor na njegovo poizvedbo.
V novi strategiji izvedbenega načrta razvoja slovenskega elektronskega arhiva 2016–2020 se bo nadaljevalo delo strategije 2010–2015. Eden izmed ciljev do leta 2020 je priključitev e-ARH. si v državni računalniški oblak, ko bodo vzpostavljeni vsi pogoji za varno dolgoročno hrambo elektronskega arhivskega gradiva, ki jih predvideva zakonodaja ZVDAGA.
V sporočilu za javnost ob sprejetju nove strategije dne 24. 3. 2016 Arhiv RS navaja:
in zaupanja vrednega slovenskega elektronskega arhiva e-ARH.si do leta 2020, s čimer bo omogočena uporaba nacionalne arhivske kulturne dediščine v elektronski obliki.«
