Če direktorja katerega koli podjetja povprašamo o tem, koliko kadrovikov potrebuje za zamenjavo žarnice, odgovor verjetno ne bo neposreden. ”Saj to ni njihova naloga …” Tudi v kadrovski bi verjetno dobili več dvignjenih obrvi kot pa odgovorov. Brez dvoma.

Čeprav danes vsi že razumemo strateški pomen kadrovske funkcije in vlogo v poslovnem rezultatu podjetja, številni kadroviki še kar opravljajo naloge, ki imajo ravno toliko dodane vrednosti, kot jo ima menjava žarnice. Seveda, tudi žarnico je treba zamenjati … Vendar ali je to res najboljši izkoristek njihovega časa?  Kaj si ne nazadnje lahko mislimo o vodstvu, ki od kadrovske službe ne pričakuje več od tega? Mar nismo mislili resno, ko smo govorili o tem, naj kadrovska služba skrbi za ustrezne kompetence zaposlenih, za njihovo doseganje kariernih ciljev in zadovoljstvo?

Pogosto se srečamo z gesli, kakršno je: “Work smart, not hard.” Biti “smart” pomeni izkoristiti delovni čas kadrovika za to, da bo zaposlenim in posledično podjetju pomagal uskladiti in uresničiti cilje ter s tem sinhroniziral osebno rast človeka in poslovno rast podjetja. Ročno pošiljanje M-obrazcev za vsakega zaposlenega posebej na ZZZS pač ni “smart”. Ko poskušamo modernizirati kadrovsko funkcijo in ji dati strateško vlogo, se moramo vprašati še marsikaj,  na primer:

• Je kakšen razlog proti temu, da bi se pogodba o zaposlitvi ali aneks samodejno generirala, ko kadrovik vnese novega zaposlenega ali spremembo v sistem?
• Zakaj sistem ne bi sam opozarjal na pretek pogodb, obvezne zdravniške preglede, izobraževanje o varnosti pri delu in podobno?
• Je kakšen smiselni razlog za to, da danes kadrovik ne bi imel na enem mestu digitaliziranega pregleda organizacijske strukture, sistemizacije, pogojev, opisov nalog, tarifnih razredov, sistema nagrajevanja in kariernih ciljev? In še fleksibilen iskalnik, ki bi lahko upošteval različne kriterije.
• Mar ni samoumevno, da so v digitalni personalni mapi zbrani vsi osebni podatki, pogodbe, opravljeni izpiti, šolanja, podatki za obračun plače, certifikati, potrdila o opravljenih zdravniških pregledih, varnosti pri delu in GDPR-soglasja?
• Zakaj ta ista dokumentacija ne bi bila preko samopostrežnega portala hkrati varno dostopna tudi zaposlenemu, zakaj z delom te dokumentacije ne bi upravljal zaposleni sam?

V marsikateri organizaciji zaposleni ne ždijo ves dan pred zasloni, zato je na mestu tudi vprašanje dostopnosti osnovnih kadrovskih podatkov in preprostih funkcij, kakršna je na primer rezervacija ali potrditev dopusta preko mobilnih naprav. Poleg tega se je v smislu iskanja preprostejših in cenejših rešitev treba vprašati, zakaj bi se sploh morali s takšnim sistemom ukvarjati sami, če ga lahko uporabite kot storitev – tako kot uporabljate Office 365.

Biti ustvarjalen, se posvečati ljudem in graditi kulturo in vizijo uspešnih ni tako zelo preprosto, če sta elektronska pošta in Excel vaši edini digitalni podpori kadrovskim procesom. Digitalizacija kadrovske funkcije za kadrovike in zaposlene predstavlja predvsem možnost za to, da brez dodatnih naporov naredijo več koristnih stvari in ob tem dosežejo boljše rezultate. Možnost konkretnega ustvarjanja uspešne prihodnosti ima pri večini ljudi prednost pred dolgočasno zadolžitvijo, da bodo vsi papirji in izračuni v skladu z zakonodajo. Za dolgočasne stvari danes poskrbijo sistemi sami oziroma rešitve v poslovnem oblaku. Kadrovski službi pustimo več energije za tiste naloge, pri katerih lahko uresničijo svoje poslanstvo in zaradi katerih so se verjetno sploh odločili za ta poklic. Posledično tudi vodstvo v oddelku kadrovske službe namesto nekoga, ki ves čas lovi svoj rep, najde sogovornika in zaveznika za doseganje ciljev podjetja. Za žarnice poskrbimo drugi.